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Lettre GUTenberg 40 : Gestion des adhésions - BaGUT démythifiée

Publié le mardi 10 novembre 2020, par Jérémy Just, Yannick Tanguy

Dernière modification le 17 octobre 2021

Article extrait de la Lettre GUTenberg n°40, de septembre 2020.

En 2011, GUTenberg cherchait une solution pour gérer les cotisations de ses adhérents. À l’époque, les solutions techniques simples et adaptées n’étaient pas nombreuses.

Pour ma part, j’étais un nouvel adhérent qui découvrait une association regroupant des pointures en matière de (La)TeX, y compris certains des auteurs d’ouvrages sur le sujet présents dans ma bibliothèque. Voilà qui était plus qu’intimidant ! Pire encore, ayant levé la main au mauvais moment, je suis entré au conseil d’administration de l’association, répondant timidement à un appel de sang neuf.

Mais qu’apporter à l’association ? C’est en prenant part aux échanges du conseil d’administration que j’ai repéré le sujet de la gestion des cotisations. Le hasard a voulu que j’avais déjà rencontré cette situation avec une autre association, l’AIMP, faisant office d’école de musique et comptant 2000 élèves. Elle travaillait à l’origine avec quelques fichiers Excel mais le fait d’avoir plusieurs locaux et plusieurs gestionnaires demandait une solution en ligne permettant à tous de travailler sur les données centralisées et à jour. Ayant testé durant mes temps de loisir PHP et MySQL, j’ai développé une petite base qui a permis de gérer tout d’abord une table d’adhérents puis par la suite les cours et les enseignants. L’hébergement de la base se faisait à l’origine sur mon compte auprès d’une association finistérienne qui proposait un hébergement web : Infini. Cette association est d’ailleurs désormais un des Chatons, autrement dit un hébergeur associatif reconnu [1]. Depuis, l’association de musique a migré la base sur un serveur qui lui est propre et je lui ai cédé les clefs de sa base.

Pour revenir à GUTenberg, je pouvais la soutenir différemment en utilisant l’expérience de la base de l’AIMP. En profitant de notre présence sur un salon Solution Linux, nous avons rencontré des développeurs de Dolibarr et de Galette, deux logiciels open-source de gestion, l’un pour entreprises, l’autre pour associations ; il s’est avéré qu’aucun des deux outils ne répondait à nos spécifications et il aurait fallu payer des prestataires pour les adapter. Par contre, GUTenberg pouvait se contenter d’une adaptation de la base de l’AIMP, essentiellement une simplification. Un premier cahier des charges fut établi en août 2011. Les premiers enregistrements et la reprise de données historiques dans la base furent réalisés début 2012.

Depuis lors, la base n’a pas beaucoup évolué, répondant de temps à autre à quelques demandes de modifications pour faciliter la gestion (par exemple, l’envoi de courriers aux adhérents) ou à quelques évolutions techniques de PHP et de MySQL. Toujours hébergée sur mon compte personnel chez Infini, elle attend une migration sur une machine purement GUTenberg. Mais j’espère qu’en attendant cette migration, cette base facilite la vie administrative de notre association. Et je laisse ces utilisateurs réguliers se prononcer là-dessus !

Yannick Tanguy

Notes

[1Les CHATONS sont le Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidaires. Plus de reseignements sur https://chatons.org/.

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